Funktionen
Dokumentenablage – Alle Unterlagen. Immer griffbereit.
Übersicht
Was kann die Dokumentenablage?
Ihre zentrale Sammelstelle für alle projektbezogenen Dokumente. Sicher, durchsuchbar und mobil nutzbar:
- Upload von Dateien (PDF, JPG, DOC etc.)
- Scanfunktion mit automatischer Perspektivkorrektur
- Direktaufnahme per Smartphone-Kamera
- Ordnerstruktur nach Projekten, Kunden oder Kategorien
- Kommentare & Schlagworte zur besseren Auffindbarkeit
- Zugriffsrechte je nach Benutzerrolle steuerbar
Lösungen
Welche Probleme löst die Dokumentenablage?
Unübersichtlichkeit
Wichtige Unterlagen befinden sich auf privaten Handys, in E-Mail-Postfächern oder als Ausdruck im Ordner. Nichts ist wirklich zentral abrufbar.
Unsere Lösung: Alle Dateien werden zentral in der App gespeichert. Einheitlich strukturiert und jederzeit verfügbar für alle Berechtigten.
Unsere Lösung: Alle Dateien werden zentral in der App gespeichert. Einheitlich strukturiert und jederzeit verfügbar für alle Berechtigten.
Dokumentenverlust
Rechnungen, Lieferscheine oder Protokolle verschwinden leicht oder werden nicht zeitnah digitalisiert.
Unsere Lösung: Einfach einscannen oder fotografieren. Direkt in der App, mit automatischem Zuschnitt. So landet alles im passenden Projektordner.
Unsere Lösung: Einfach einscannen oder fotografieren. Direkt in der App, mit automatischem Zuschnitt. So landet alles im passenden Projektordner.
Fehlende Historie
Wenn mehrere Versionen eines Dokuments im Umlauf sind, kann niemand nachvollziehen, welche die aktuelle ist.
Unsere Lösung: Die App zeigt immer die neueste Datei, inklusive Änderungsdatum und Benutzername. So bleibt alles nachvollziehbar.
Unsere Lösung: Die App zeigt immer die neueste Datei, inklusive Änderungsdatum und Benutzername. So bleibt alles nachvollziehbar.
Praxisbeispiel:
Einsatz bei einem Bauunternehmen
Branche: Hoch- & Tiefbau
Mitarbeiterzahl: 25
Dokumente: Pläne, Baugenehmigungen, Sicherheitsnachweise, Baustellenberichte
Ausgangssituation:
Viele Unterlagen wurden ausgedruckt und per Ordner mitgeführt. Neue Versionen mussten manuell verteilt werden. Oft war unklar, welche Datei aktuell war.
Mit der App:
Alle Projektbeteiligten laden Dokumente zentral hoch. Neue Pläne werden eingescannt oder direkt in die App fotografiert. Das Büro sieht in Echtzeit, was vor Ort dokumentiert wurde.
Ergebnis:
Mitarbeiterzahl: 25
Dokumente: Pläne, Baugenehmigungen, Sicherheitsnachweise, Baustellenberichte
Ausgangssituation:
Viele Unterlagen wurden ausgedruckt und per Ordner mitgeführt. Neue Versionen mussten manuell verteilt werden. Oft war unklar, welche Datei aktuell war.
Mit der App:
Alle Projektbeteiligten laden Dokumente zentral hoch. Neue Pläne werden eingescannt oder direkt in die App fotografiert. Das Büro sieht in Echtzeit, was vor Ort dokumentiert wurde.
Ergebnis:
- Einheitliche Dokumentenstruktur
- Aktuelle Pläne und Nachweise jederzeit verfügbar
- Kein Papierverlust mehr
